Архив - заявителю

         Как получить архивную справку, копию, выписку


         Основанием для выдачи архивной справки (копии, выписки) является:
         1. Обращение, запрос, письмо, заявление (далее - Запрос) заявителя в архив, направленное в письменном виде:
         по Почте России. Письмо можно оформить в произвольной форме!
         по электронной почте;
         через МФЦ.
         2. Запрос гражданина, переданное на личном приеме специалистам архивного отдела.
         По телефону Запросы не принимаются!!!
         Запрос должен содержать следующую информацию:
         наименование организации, в которую направляется письменное обращение либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица или должность соответствующего лица, наименование юридического лица на бланке организации;
         адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;
         почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
         интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
         форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);
         личная подпись заявителя;
         дата отправления обращения;
         фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и все их изменения, дата рождения, адрес места жительства.
         В Запросе в зависимости от тематики указываются сведения, необходимые для его исполнения:
         - стаже работы и заработной плате - название организации, номер отделения или бригады (если трудился в совхозе или колхозе), населенный пункт, период работы, должность, для женщин - даты рождения детей, сведения об изменении фамилии;
         - награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность, решением какого органа произведено награждение;
         иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
         К Запросу обязательно прикладываются ксерокопии документов, необходимых для исполнения корректного Запроса:
         - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
         - трудовую книжку, удостоверение или свидетельство к награде или званию, свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака.
         При личном обращении в архив заявитель в ходе личного приема предъявляет специалистам архива документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес места жительства, суть обращения, почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ.
         Для получения архивной справки (выписки, копии) на третьих лиц, гражданину необходим документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации на получение этих сведений.
         В зависимости от оснований обращения за архивными справками на третье лицо к обращению дополнительно прилагаются:
         письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копия документа, подтверждающего факт смерти лица;
         копии документов, подтверждающих родство с лицом в отношении которого запрашиваются сведения;
         копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;
         нотариально заверенная доверенность, выданная в установленном порядке, представляющая право представлять интересы доверителя.
         При личном приеме в архивном отделе или МФЦ одновременно с копиями документов предъявляются оригиналы.
         Специалист МФЦ, принятое обращение (запрос) заявителя (с прилагаемыми документами), регистрирует в автоматизированной системе МФЦ, выдает заявителю расписку. Передает, принятый пакет документов по реестру передачи специалисту архивного отдела администрации не позднее следующего дня после дня регистрации данного обращения в МФЦ.
         Основанием для отказа в приеме Запроса или приостановления рассмотрения Запроса является:
         - наличие в предоставленных заявителем документах недостоверной или искаженной информации;
         - отсутствие в Запросе фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя;
         - отсутствие в Запросе необходимых сведений, в том числе дат, для проведения поиска запрашиваемой информации;
         - отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
         - отсутствие возможности прочтения Запроса;
         - отсутствие необходимого документа в архиве (в данном случае специалист может указать местонахождение запрашиваемой информации);
         - неудовлетворительное физическое состояние документа, копия которого необходима заявителю;
         - невозможность дать ответ по существу поставленного в нем вопроса без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.
         - получение повторного Запроса без указания новых доводов или обстоятельств. Заведующая архивным отделом, или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному, юридическому или физическому лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший Запрос.
         - содержание в Запросе нецензурных, либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом на получение информации;
         - невозможность предоставления информации, за которой обратился заявитель, в связи с тем, что она выдается иным государственным органом, органом местного самоуправления в соответствии с законодательством Российской Федерации.
         В ходе личного приема заявителю отказывается в дальнейшем рассмотрении Запроса, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
         Архивный отдел администрации Северного района осуществляет подготовку и выдачу архивных справок, копий и выписок - бесплатно.
         СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ 30 ДНЕЙ
         Более подробная информация об исполнении запросов содержится в регламенте по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление информации из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов муниципальным образованием Северный район"

Анкета-заявление о распорядительном документе

Анкета-заявление о награждении

Анкета-заявление для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Северного муниципального архива

Анкета-заявление для тематического запроса

Анкета-заявление для биографического запроса

Блок-схема последовательность действий муниципального архива по исполнению обращения заявителя


Вложенные файлы

Анкета-заявление о распорядительном документе

10 марта 2020 | 12:43

Скачать 29 KB


Анкета-заявление о награждении

10 марта 2020 | 12:42

Скачать 29 KB


Анкета-заявление для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии

10 марта 2020 | 12:42

Скачать 30 KB


Анкета-заявление для тематического запроса

10 марта 2020 | 12:36

Скачать 31 KB


Анкета-заявление для биографического запроса

10 марта 2020 | 12:35

Скачать 30 KB


Блок-схема последовательность действий муниципального архива по исполнению обращения заявителя

10 марта 2020 | 12:33

Скачать 39 KB

Разместить в блоге
Добавить в закладки
Отправить по почте
Форма

Отправить

Версия для печати

© 2011—2021 Портал муниципальных образований

Северный район

Cделано в Опытном Креативном Бюро